PROHLÁŠENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Prohlášení o zpracování osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „GDPR“).

Tento dokument obsahuje podrobnější informace související se zpracováním Vašich osobních údajů v rámci poskytování a správy produktů a služeb společnosti V.M. EST, a.s., se sídlem Praha 4, Boleslavova 474/17, PSČ 14000, IČ: 25080636, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 4325.

Smyslem dokumentu je zejména Vás informovat, jaké osobní údaje o Vás budeme zpracovávat, k jakým účelům, jakým způsobem a na základě jakých právních titulů tak budeme činit, kdo další může s Vaším souhlasem či bez něj zpracovávat Vaše osobní údaje, kde a jakým způsobem můžete o Vašich zpracovávaných osobních údajích získat informace a jaká jsou Vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů.

  1. Správce osobních údajů

Společnost V.M. EST, a.s., se sídlem Praha 4, Boleslavova 474/17, PSČ 14000, IČ: 25080636, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 4325 (dále jen „správce“) Vás tímto v souladu s čl. 12 a následujícími GDPR informuje o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech.

Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely uzavření a plnění smlouvy, správu smlouvy nebo pro jednání o uzavření či změně smlouvy uskutečněné na návrh subjektu údajů. V takovém případě jsou zpracovávány osobní údaje pouze v rozsahu, který je nezbytný pro uzavření a plnění dané smlouvy.

Pro výše uvedené účely je poskytnutí Vašich osobních údajů dobrovolné, je však nezbytné pro uzavření smlouvy, její následnou správu, přičemž zde poskytnutí osobních údajů slouží primárně k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů a k plnění z uzavřené smlouvy.

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů správci poskytl, a to v souvislosti s uzavřením výše uvedeného smluvního právního vztahu se správcem či k plnění zákonných povinností správce, jde zejména o příslušné zákony k zajištění povinností stanovených daňovými a souvisejícími zákony České republiky v platném znění.

Zpracování Vašich osobních údajů je také nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost Vaše zájmy nebo základní práva a svobody vyžadující ochranu osobních údajů, zejména, pokud je subjektem údajů dítě. Může jít zejména o tyto účely pro oprávněné zájmy: vymáhání pohledávek za subjektem údajů (zákazníkem), jiné zákaznické spory a zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv správce.

Pokud jste udělil dobrovolný souhlas, potom Vaše osobní údaje zpracováváme i pro účely marketingu, pokud od Vás máme udělený souhlas. Udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat, písemně e-mailem na odvolanisouhlasu@vmest.cz nebo na adrese sídla správce.

Abychom zajistili řádný chod společnosti V.M. EST, a.s. a mohli Vám poskytovat kvalitní a řádné služby, mají přístup k Vašim osobním údajům i další třetí subjekty. Jedná se zejména o poskytovatele IT služeb, s nimž máme samozřejmě za účelem ochrany Vašich osobních údajů uzavřenou písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů.

Správce dále uvádí, že k Vašim osobním údajům mohou mít přístup státní orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy.

Správce zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně a vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních, tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

Vaše osobní údaje uchováváme v souladu s právními předpisy po dobu trvání smlouvy, abychom Vám mohli poskytovat naše služby. Po ukončení Vaší smlouvy či závazků z ní vyplývajících či souvisejících máme Vaše údaje uloženy po dobu, která je vyžadována a uvedena v příslušných právních předpisech, zejména daňových a účetních zákonech, a dále dle obecných promlčecích dob.

Pokud jste udělil souhlas se zasíláním obchodních a marketingových sdělení, je tento souhlas platný po dobu využívání produktů a služeb správce a rovněž i po dobu následujících 3 let po skončení využívání produktů nebo služeb.

Máte právo kdykoliv se obrátit na společnost V.M. EST, a.s. a požadovat informace a přístup k osobním údajům a jeho zpracování. Dále máte právo na výmaz, právo na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů, právo na omezení zpracování, uplatnění námitky proti zpracování, na informace o skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování a na přenositelnost údajů a právo odvolat udělený souhlas. Tyto práva můžete uplatnit na níže uvedených kontaktech správce. S případnou stížností se můžete obrátit i na Úřad na ochranu osobních údajů. Máte rovněž právo, abychom Vám bez zbytečného odkladu oznámili porušení zabezpečení osobních údajů, pokud by toto porušení mělo za následek vysoké riziko pro Vaše práva a svobody.  

Pokud máte k informacím o zpracování osobních údajů jakékoliv dotazy či připomínky, neváhejte se, prosím, obrátit telefonicky +420 602 252 620 nebo emailem na adresu: zdenek.brych@vmest.cz či přímo písemně na adresu sídla společnosti V.M. EST, a.s., Praha 4, Boleslavova 474/17, PSČ 14000.

Pokud máte zájem, můžete si přečíst podrobnější informace o Vašich právech níže.

Podrobný popis práv subjektů údajů:

Veškerá práva subjektů údajů jsou v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „GDPR“).

  1. Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na potvrzení, zda osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávání osobních údajů, informacím o Vašich právech, o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informacím o zdroji osobních údajů, informacím o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování, informacím a zárukám v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů.

Dle čl. 15 GDPR má subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti V.M. EST, a.s.:

  • potvrzení, zda zpracovává osobní údaje, které se ho týkají nebo nikoliv,
  • pokud jsou osobní údaje zpracovávány, má právo získat přístup k osobním údajům a k následujícím informacím:o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování (uložení), nebo není-li možné ji určit, kritéria použitá ke stanovení této doby, existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU, v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.

V případě opakované žádosti bude správce oprávněn za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

  • Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm správce zpracovává a které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit na telefonu +420 602 252 620 nebo emailem na adresu: zdenek.brych@vmest.cz či přímo písemně na adresu sídla společnosti V.M. EST, a.s., Praha 4, Boleslavova 474/17, PSČ 14000.

  • Právo na výmaz

V některých stanovených případech jsme povinni Vaše osobní údaje na Váš pokyn vymazat. Každá takováto žádost však podléhá individuálnímu vyhodnocení, neboť i správce má povinnost či oprávněný zájem si osobní údaje ponechat.

Dle čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud

  • osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
  • subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
  • subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 2 GDPR;
  • osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
  • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;
  • osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1 GDPR.

Správce není povinen osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, zejména pokud je zpracování osobních údajů nutné ke splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků správce.

Správce má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány.

  • Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud popírá přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla správce.

  • Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Dle čl. 19 GDPR má subjekt údajů právo na oznámení ze strany správce v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjekt údajů můžeme poskytnout informaci o těchto příjemcích.

  • Právo na přenositelnost osobních údajů

Pokud si přejete, abychom poskytli Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předáme Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud nám v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.

Dle čl. 20 GDPR má subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat správce o předání těchto údajů jinému správci.

Pokud nám v souvislosti se smlouvou o poskytování služeb nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo od nás získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i Vámi určenému správci.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět.

  • Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že zpracování osobních údajů provádíme v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, obraťte se prosím na nás a požádejte nás o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.

Dle čl. 21 GDPR má mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu správce. V případě, že správce neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, správce zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

  • Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt má údajů se obrátit s podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky: https://www.uoou.cz/.

  • Jsou moje práva zpoplatněna?

Jednotlivá práva můžete uplatnit u správce, a to zavoláním na telefon +420 602 252 620 nebo emailem na adresu: zdenek.brych@vmest.cz či přímo písemně na adresu sídla společnosti V.M. EST, a.s., Praha 4, Boleslavova 474/17, PSČ 14000.

Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si vyhrazujeme právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

  1. Jsou nějaké lhůty na vyřízení?

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů bychom vás informovali.